Distansarbetandet är här för att stanna. För många organisationer medför det att man måste ta ett nytt grepp kring säkerhet och sätta frågan i fokus. Gamla sanningar om arbetssätt, verktyg och lösningar utmanas när nära på alla medarbetare behöver få möjlighet att arbeta från andra platser än kontoret. Telia Cygate delar här med sig av några tips för hur verksamheter kan tänka för att säkerställa att distansarbetet sker på ett säkert sätt.
Se över alla aspekter
Det finns många formella och infrastrukturella åtgärder en organisation behöver arbeta igenom och kommunicera för att få allt att fungera. Men det är lätt att glömma att det också är lika viktigt att få med sig människorna på en stor förändring. Vi har en stark förmåga att rationellt hantera saker med vår digitala hjärna, men vi behöver också se till att vårt mer analoga hjärta får det den behöver.
Exempel kan vara återkommande möten över video och informella chattkanaler för att behålla kontakten med kunder, kollegor och medarbetare vara bra verktyg för detta.
Nedan hittar du en checklista för hur distansarbete kan göras på ett säkrare sätt:
Checklista för ett säkrare distansarbete
1. Se över företagets policy
Finns det styrningar och regler för distansarbete? Är organisationens modell för klassning av information tydlig och uppdaterad?
Det är viktigt att organisationens styrande regler är uppdaterade efter hur organisationen nu skall arbeta, speciellt då en mycket stor del av organisationen regelbundet behöver kunna arbeta digitalt och på distans.
2. Instruktioner, rutiner och checklistor
Är dessa uppdaterade med relevanta arbetsverktyg och nuvarande arbetssätt? Det är viktigt att medarbetarna inte lockas att börja använda egna arbetsverktyg (”skugg-it”) för att hantera företagets information. Exempelvis att dela filer via privata konsumenttjänster. Det är också viktigt att skapa rutiner för hur information skall behandlas i olika digitala verktyg. Behöver alla deltagare tillgång till samma information och alla detaljer? Många har relativt nyligen påbörjat sina molnresor, det är därför extra viktigt att ha rutiner för vilken information som får lagras var någonstans.
3. Processer och nyckelkompetens
Inventera gärna vilka affärskritiska processer som finns i er organisation och hur kan ni säkerställa att dessa fungerar, även när nyckelpersoner arbetar hemifrån. Gör planer för att överföra kunskap till annan personal så att processer fungerar även om nyckelpersonal inte finns på plats.
4. Utbildning av medarbetare
Säkerställ att utbildningsmaterial finns framtaget för alla verktyg och arbetssätt som organisationen skall använda. Spontan introduktionen och kunskapsöverföring mellan medarbetare kan vara svårare att genomföra när arbetet sker på distans. Fundera över hur kunskap kan överföras mellan medarbetare så att det säkerställs att organisationens kritiska processer fungerar även vid bortfall av viss nyckelpersonal.
5. Verktyg och lösningar för att utföra arbete på distans
Kolla att rätt arbetsverktyg finns tillgängliga och är dimensionerade för att användas av en större del av medarbetarna. Det är fortfarande vanligt att organisationer dimensionerar verktyg som skall användas för distansarbete för endast en mindre del av medarbetarna.
6. Helpdesk och stöd
Det är viktigt att medarbetarna snabbt kan nå organisationens helpdesk, även om det vanliga arbetssättet inte fungerar. Kanske kan en gruppchatt med tips och tricks där flera medarbetare delar med sig och hjälper varandra vara ett nytt och bra sätt att lösa problem som uppstår?
7. Arbetsplatsutrustning
Se till att det finns utrustning för alla medarbetare som arbetar på distans. Det är viktigt att medarbetarna kan behandla, lagra och arbeta med företagsinformation på det sätt organisationen bestämt. Går det att använda ett nytt samarbetsverktyg, uppfyller dessa verktyg de lagar och regler som organisationen behöver förhålla sig till? Finns headset och annan utrustning som gör det möjligt att kommunicera med hög kvalitet?
8. Tydlig information från interna källor
Det är också viktigt att medarbetarna vet var uppdaterad officiell information kommer att kommuniceras. När en kris uppstår i omvärlden är det mycket vanligt att cyberkriminella använder aktuella ämnen och gör skräddarsydda kampanjer för att lura medarbetare att öppna dokument och klicka på länkar. Var tydlig med vilka kanaler officiell företagsinformation kommer att kommuniceras genom så att alla är vaksamma och inte luras av falsk information.
